Risposta alle domande più frequenti

“Dottore posso scaricare il pranzo di natale con tutti i dipendenti il 24 di dicembre?”

“Dottore quando vado a cena posso dedurmi il costo di sabato?”

Per rispondere a queste domande è necessaria una prima distinzione legata alle finalità delle spese sostenute per ristoranti e alberghi sostenute dall’impresa:

a) rappresentanza (generalmente per i clienti)

b) trasferta (riservata ad amministratori, dipendenti, soci di snc o soci accomandatari di sas )

c) servizio mensa o sostitutivo del servizio mensa (riservata ad amministratori, dipendenti, soci di snc o soci accomandatari di sas)

Vediamole punto per punto

a) Per rappresentanza si in intende qualsiasi  spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente per generare benefici economici anche potenziali (finalità commerciale).  Si elencano alcuni esempi:

• spese per cene/pranzi con clienti, anche potenziali, per creare nuove opportunità lavorative purché non semplicemente sostenute per “visite” ai locali dell’azienda;

• regalie come i cesti natalizi purché non configurate come premi per il raggiungimento degli obiettivi di vendita (premi);

• sostenimento delle spese alberghiere per ospitare un cliente straniero per sottoscrivere un contratto;

In questo caso le spese sono deducibili nel limite del 75% e l’iva non è detraibile. Inoltre viene applicato un tetto massimo di sostenimento delle spese commisurato all’1,5 % dei ricavi annui.

b) Per trasferta si intende una situazione temporanea nella quale l’ amministratore o dipendente, per esigenze organizzative decise dal datore di lavoro, si reca in un luogo diverso dalla sede abituale per poi farci rientro (anche se dopo un periodo lungo di tempo). In alcune attività non esiste una sede fisica abituale (comparto edile). In questi casi si può configurare una trasferta qualora il contratti territoriali collettivi configurino un perimetro che viene considerato sede (provincia, oltre 50 km, ecc).

In questo caso le spese sono deducibili nel limite del 75% e l’iva è totalmente detraibile se effettuate nello stesso comune della sede (o limite geografico per edilizia e affini) E SENZA LIMITI nel caso sia considerato fuori dal comune (o dal limite territoriale per edilizia e affini).

c) Spese sostenute a fronte del servizio di mensa gestito da terzi, spese per la fornitura di un servizio di mensa esterna a seguito di convenzione stipulata con un esercizio pubblico, spese per l’acquisto dei ticket restaurant da attribuire a dipendenti e collaboratori sono deducibili SENZA limiti è detraibile integralmente. Questa ultima soluzione, che in prima battuta sembra la più conveniente, aumenta la retribuzione del dipendente e collaboratore in quanto misura strutturale nel rapporto di lavoro.

Obblighi documentali: in tutte e tre le circostanze è necessaria la fattura intestata all’azienda per detrarre l’iva su tali spese. In caso di errore l’azienda che riceve una ricevuta o fattura intestata al collaboratore, dipendente, cliente beneficiario dei servizi di ristorazione o albergo può in ogni caso dedurre il solo costo nei limiti stabiliti rinunciando all’iva. In tutti i casi è necessario che venga annotato il nome del beneficiario della prestazione direttamente in fattura o in alternativa in un documento allegato (nota spese) sottoscritto dal dipendente collaboratore. E’ possibile inserire il codice fiscale sulla fattura del beneficiario e farglielo firmare al lo stesso nella versione cartacea commerciale.